BGM Konzept in 120 Minuten

Mit diesem Framework hat Wellnow bereits über 100 Unternehmen bei der Einführung einer initialen BGM Strategie beraten.

Legen Sie sich einen Stift und ein Blatt Papier zur Sammlung Ihrer Ideen bereit und lassen Sie uns direkt starten!

Zunehmend entdecken auch kleine Unternehmen und Unternehmen aus dem Mittelstand die strategische Bedeutung von betrieblichem Gesundheitsmanagement (BGM). Wo in Konzernen extra Positionen oder ganze Abteilungen geschaffen werden, liegt die Verantwortung für die Erstellung von BGM Konzepten bei kleinen und mittelständischen Unternehmen häufig in der Personalabteilung und wird als Stabsfunktion mitbetreut.

Dadurch, dass es eine Reihe fixer Einflussfaktoren gibt, ist es sinnvoll die Konzeption strukturiert zu bewältigen. Deshalb ist der nachfolgende Prozess so aufgebaut, dass Sie in circa zwei Stunden erste Resultate haben und Ihre Ideen validieren können.

1. Effektive BGM Konzepte erstellen

„Bitte mach doch mal ein BGM-Konzept, aber es soll nicht viel Zeit und Geld kosten“, eine typische Bitte der Geschäftsführung vieler Unternehmen an Personalverantwortliche. Grundsätzlich lobenswert, vor allem aber herausfordernd. Besonders für Teams ohne ausgeprägte Erfahrung und Ressourcen in diesem Bereich.

Deshalb die gute Nachricht zu Beginn: Eine praxisnahe und effektive BGM Strategie lässt sich in kurzer Zeit erstellen. Doch worauf ist dabei zu achten?

Starten Sie nicht mit einem zu hohen Perfektionsanspruch! Kurz gesagt, bleiben Sie pragmatisch und praxisorientiert. Ein guter Plan ist dynamisch und wird mit der Zeit weiterentwickelt und angepasst.

2. Grundlagen eines BGM Programms

Die Definition gemäß dem Bundesverband Betriebliches Gesundheitsmanagement (BBGM) lautet:

„Betriebliches Gesundheitsmanagement ist die planvolle Organisation, Steuerung und Ausgestaltung betrieblicher Prozesse mit dem Ziel der Erhaltung und Förderung der Arbeitsbewältigungsfähigkeit der Mitarbeiter.“

Grundsätzlich lässt sich betriebliches Gesundheitsmanagement in drei Handlungsfelder unterteilen. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und betriebliche Gesundheitsförderung (BGF). Im Kontext dieser drei Handlungsfelder gibt es zwei gängige Strategien zur Umsetzung. Diese können im Rahmen eines BGM Programms sowohl gleichzeitig als auch nacheinander angegangen werden.

1. Verhältnisprävention: Diese Strategie zielt auf die gesundheitsförderliche Veränderung von Tätigkeiten und Abläufen. Innerhalb eines Unternehmens kann bspw. die Einführung von Sicherheitsschuhen angegangen werden.

2. Verhaltensprävention: Diese Vorgehensweise stellt die Stärkung der individuellen Mitarbeiterressourcen in den Fokus. Alles dreht sich um die Befähigung zu gesundheitsförderlichen Verhaltensweisen, z.B. mittels eines Workshops zu gesunder Ernährung am Arbeitsplatz.

Strategische Entscheidungen

Wo Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie betriebliches Eingliederungsmanagement im Allgemeinen vornehmlich der Verhältnisprävention zuzuordnen sind, ist die dominierende Strategie in der betrieblichen Gesundheitsförderung die Verhaltensprävention. Sie hat eine starke aktive Komponente.

Der Fokus von betrieblicher Gesundheitsförderung lag in der Vergangenheit eher auf der Behandlung von Symptomen (z.B. Reduzierung des Krankenstand). In den letzten Jahren konzentrierten sich die Bemühungen viel mehr auf die Ursachen. Das Ziel ist also die Stärkung der individuellen Ressourcen mit Hilfe von aktiven Präventionsmaßnahmen.

Um bei o.g. Beispiel zu bleiben, der Krankenstand soll gar nicht erst zum Problem werden. Laut Techniker Krankenkassen fehlen durchschnittlich vier Prozent der Mitarbeitenden an einem Arbeitstag. Anders gewichtet heißt dies, dass 96 Prozent der Mitarbeitenden zur Arbeit kommen.

Natürlich dürfen die vier Prozent nicht vernachlässigt werden. Trotzdem ist der Hebel auf die Steigerung von Produktivität und damit Beitrag zum Unternehmenserfolg bei einem Fokus auf die übrigen 96 Prozent größer.

Vorgehensweise zur Erstellung

Der Arbeitsschutz (AS) und das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) sind für Arbeitgeber in Deutschland Pflicht. Die betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) ist ein freiwilliges Instrument, welches jedoch eine zentrale Rolle spielt im Bezug auf Gesundheit, Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden.

Folgende Schritte sind bei der Erstellung eines BGM Konzepts wichtig:

1. Situationsbeschreibung
2. Zielgruppenanalyse
3. Stakeholderanalyse
4. Ressourcenanalyse
5. Zieldefinition
6. Handlungsschwerpunkte
7. Rechercheaktivitäten
8. Maßnahmenset
9. Evaluierung
10. Chancen- und Risikobewertung

Für jeden Schritt macht es Sinn sich an einigen Leitfragen entlang zu hangeln. Deshalb finden Sie ein einfaches Framework zur Erstellung eines BGM Konzepts als PDF zum Download.

3. Situationsbeschreibung

• Welche Situation herrscht aktuell im Unternehmen in Bezug auf betriebliches Gesundheitsmanagement?
• Wie ist der Status Quo?
• Was wurde in der Vergangenheit unternommen und wie hat es funktioniert?
• Was sind die Gründe, warum man sich damals für BGM entschieden hat?
• Warum ist BGM für das Unternehmen wichtig heute und in Zukunft?
• Welche Gegebenheiten führen dazu, dass man ein BGM Konzept erstellen möchte?
• Welche Faktoren machen ein betriebliches Gesundheitsmanagement notwendig?

Versuchen Sie eine ganzheitliche Situationsbeschreibung zu schaffen, sich aber dabei trotzdem auf die wesentlichen Themen zu beschränken. Eine Situationsbeschreibung sollte nicht mehr als 500 Worte beinhalten und gut strukturiert sein.

4. Zielgruppenanalyse

• Welche Zielgruppen existieren im Unternehmen?
• Anhand welcher Kriterien lassen sich die Zielgruppen sinnvoll segmentieren?

Klassische Abgrenzungen sind dabei eine gewerbliche versus kaufmännische Belegschaft oder Mitarbeitende bis 45 Jahre versus Mitarbeitende über 45 Jahre.

• Was sind die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen je Zielgruppe?

Gewerbliche Mitarbeitende im Schichtbetrieb haben andere Bedürfnisse und Anforderungen an betriebliches Gesundheitsmanagement als kaufmännische tätige Arbeitnehmende mit einem flexiblen Arbeitszeitmodell.

• Welche Personas lassen sich aus den Zielgruppen ableiten?

Die verschiedenen Personas sollten alle Merkmale und Anforderungen der jeweiligen Zielgruppe aufweisen

Ob betriebliches Gesundheitsmanagement angenommen und im Unternehmen gelebt wird, hängt im Wesentlichen davon ab, ob die Angebote auf die Bedürfnisse der Zielgruppen angepasst (d.h. zielgruppenorientiert) sind.

Personas können dabei helfen ein zielgruppenorientiertes Angebot zu schaffen, das spezifisch genug ist um relevant zu sein. Aber dabei sollte die Lösung pragmatisch und praxisnah genug sein, um Budgets und Zeit nicht überzustrapazieren.

5. Stakeholderanalyse

• Welche Anspruchsgruppen existieren noch im Unternehmen?
• Anhand welcher Kriterien lassen sich die übrigen Anspruchsgruppen sinnvoll segmentieren?
• Was sind die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen je Anspruchsgruppe?
• Welche Anspruchsgruppe muss wie und wann in den Prozess miteinbezogen werden?

Im folgenden ist es wichtig, alle Anspruchsgruppen frühzeitig in den gesamten Prozess einzubinden. Deshalb empfiehlt sich die Zusammenstellung einer Projektgruppe mit Vertretern aus allen Anspruchsgruppen. Üblicherweise setzt sich ein Gesundheitskreis folgendermaßen zusammen:

• Geschäftsführung
• Personalabteilung
• Betriebsrat
• Fachkraft für Arbeitssicherheit
• Betriebsarzt

Und ganz wichtig – halten Sie immer die unterschiedlichen Anspruchsgruppen informiert!

6. Ressourcenanalyse

• Wie viel Budget steht für betriebliches Gesundheitsmanagement zur Verfügung?
• Wie viel Zeit kann in das Thema aktuell investiert werden und wieviel Zeit muss es zukünftig sein?
• Gibt es ausreichend Personalressourcen, um alle Aufgaben abdecken zu können?
• Existieren geeignete Räumlichkeiten und sind sonstige Ressourcen (Equipment etc.) vorhanden?

Die zeitlichen und monetären Ressourcen haben großen Einfluss auf die Tiefe des Maßnahmensets. Suchen Sie Hilfe bei der Einschätzung Ihrer Ressourcen? Wellnow hilft Ihnen in einem kostenlosen Beratungsgespräch einen realistischen Budgetvorschlag zu erarbeiten.

7. Zieldefinition

• Welche Bedeutung hat das BGM Projekt im Kontext der gesamten Unternehmensstrategie?
• Was will das Unternehmen mit betrieblichem Gesundheitsmanagement konkret erreichen?
• Was sind die kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Ziele?

Am einfachsten beantwortet man diese Fragen aus der Perspektive des Handlungsfeldes Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie des Handlungsfeldes betriebliche Gesundheitsförderung. Methodisch empfiehlt sich die SMART-Methode für die Bestimmung konkreter Ziele.

Achten Sie bei der Zieldefinition vor allem auch darauf realistisch zu bleiben.Den Krankenstand von 20% auf 1% zu reduzieren wäre natürlich super, realistisch ist es aber nicht.

8. Handlungsschwerpunkte

• Sollen im Rahmen des Handlungsfeldes Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz nur die gesetzlichen Vorgaben eingehalten oder darüber hinaus investiert werden?
• Sollen sich Aktivitäten im Rahmen des Handlungsfeldes betriebliche Gesundheitsförderung nur auf Behandlung von Symptomen konzentrieren?
• Will man die Ressourcen der Mitarbeiter langfristig und nachhaltig stärken?
• Sollen die Maßnahmen auch helfen sich als Arbeitgeber attraktiver aufzustellen?
• Soll der Fokus auf Verhältnis- oder Verhaltensprävention liegen?

Klare Handlungsschwerpunkte helfen bei der Priorisierung, besonders wenn begrenzte Personalressourcen zur Verfügung stehen.

9. Rechercheaktivitäten

• Was ist mit Blick auf Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz an Besonderheiten für das eigene Unternehmen zu beachten? Wie weit gehen die gesetzlichen Vorgaben?
• Was gibt es für Best Practices Kriterien mit Blick auf betriebliche Gesundheitsförderung?
• Welche Kosten gehen mit verschiedenen Maßnahmen einher?
• Was für Arten von Dienstleistungen und Anbietern gibt es?

Zudem gibt für die verschiedenen Handlungsfelder spezialisierte Dienstleister, welche über eine kurze Google Recherche schnell gefunden sind. Des weiteren lassen sich im Handlungsfeld betriebliche Gesundheitsförderung drei Arten unterscheiden:

• Inhouse Anbieter, d.h. Maßnahmen am Arbeitsplatz
• Offsite Anbieter, d.h. alle Maßnahmen außerhalb des Arbeitsplatzes
• Digitale Anbieter, z.B. App-gestützte Maßnahmen

10. Maßnahmenset des BGM Konzept

• Welche Maßnahmen passen zu den Zielen, zu den Ressourcen und Zielgruppen des Unternehmens?
• Welche Maßnahmen lassen sich gut miteinander kombinieren oder bauen aufeinander auf?
• Welche Maßnahmen sind förderfähig und/oder können steuerlich geltend gemacht werden?

Wichtig ist, vor Bestimmung des Maßnahmensets eine Umfrage innerhalb des Unternehmens zu machen. Zum Einen führt dies dazu, dass die wirklich relevanten Maßnahmen bestimmt werden. Darüber hinaus werden die Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess eingebunden. Demzufolge schaffen Sie eine höhere Akzeptanz!

Übrigens gibt es sehr viele einfache und kostenlose Instrumente, um eine Erhebung durchzuführen und auszuwerten. Zum Beispiel gilt das Angebot der Firma Typeform als praxisnaher Standard.

Sollten Sie Interesse an einer Beratung zu einem relevanten Maßnahmenset haben, vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungssgespräch mit einem Wellnow Berater.

11. Evaluierung

• Was soll gemessen werden?
• Warum soll es gemessen werden?
• Was passiert mit den Ergebnissen?

Egal wie die Vorgehensweise im betrieblichen Gesundheitsmanagement ist. Zumal hängen die Ursachen selten kausal zusammen, weshalb seit einiger Zeit die „Value-on-Investment“-Methode sehr populär ist. Hier werden auch softe Faktoren wie z.B. die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden betrachtet.

Zusätzlich gibt es einige hilfreiche BGM Kennzahlen zur Auswertung Ihrer Maßnahmen. Hiernach sind Maßnahmen dann erfolgreich, wenn die Aktivierungsquote, der Auslastungsgrad und die Beliebtheit bei den Mitarbeitendenhoch sind.

12. Chancen- und Risikobewertung

• Welche Chancen ergeben sich aus dem Konzept?
• Welche Risiken ergeben sich aus dem Konzept?

Analog zu einer klassischen SWOT-Analyse lassen sich die wesentlichen Punkte schnell herausarbeiten. Typischerweise sind die Chancen zahlreich, und die Risiken gering.

Abschließend hilft diese Analyse die eigene Arbeit in Ruhe zu reflektieren. Anschließend können Sie sich voll auf die Umsetzung der ersten Maßnahmen konzentrieren. Richtigerweise rücken nun die Bearbeitung der Schwachstellen und Herausforderungen in den Fokus.

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